Das Wort des Jahres 2023 ist laut der Gesellschaft für deutsche Sprache (GfdS) „Krisenmodus“.
Das passt wunderbar zum Thema Fachkräftemangel. Denn das ist auch ein beliebtes Schlagwort der letzten Zeit geworden. Doch was beinhaltet dieses Wort? Und worin liegen die Ursachen und Gründe? Und, wenn es mich als Unternehmen betrifft: wie kann ich dem entgegenwirken? Wie komme ich aus dem „Krisenmodus“ wieder raus?
Was bedeutet Fachkräftemangel?
Fachkräfte sind erwerbsfähige Menschen, die eine anerkannte Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen haben – das kann ein Studium oder eine mindestens zweijährige Berufsausbildung sein.
Ein Mangel an derartigen Fachkräften liegt vor, wenn eine Vielzahl an Unternehmen ihren Bedarf über einen längeren Zeitraum und in hohem Maße nicht decken können. Aktuell sind vor allem die Pflege, medizinische, IT- und technische (sog. MINT-) Berufe betroffen. Der Mangel herrscht nicht flächendeckend, sondern tritt verstärkt im traditionell wirtschaftlich starken süddeutschen Raum auf.
Die Ursachen für den Mangel sind vielfältig: Allen voran wird vielfach der demographische Wandel genannt. Dieser führt dazu, dass es immer weniger arbeitsfähige Menschen gibt. Dazu kommt eine Bildungslücke zwischen den Ausbildungen und den tatsächlichen Anforderungen in den Unternehmen. Auch die Digitalisierung und der Globale Wettbewerb werden als Ursachen angeführt. (Statistisches Bundesamt, ver.di, Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz)
Lücken konnten in den vergangenen Jahren teilweise durch die Zuwanderung ausländischer Fachkräfte vermindert werden. Die Regierung unterstützt die Unternehmen u.a. durch diverse Förderprogramme und Maßnahmen. Bspw. sollen die Bedingungen erleichtert werden, ausländische Fachkräfte, Frauen und ältere Menschen zu beschäftigen, Kindergartenplätze, Remote- und Teilzeitarbeitsplätze zu schaffen und vieles mehr.
Fluch oder Gunst der Stunde?
Die meisten dieser Maßnahmen sind eher mittel- und langfristiger Natur und exogen gesteuert. Als Unternehmen kann man sie als Unternehmer*in nicht oder nur in sehr geringem Maße beeinflussen und für den akuten Notstand nutzen.
Viele Unternehmen, mit denen ich ins Gespräch komme, suchen bereits seit Monaten Fachkräfte, einige Stellen sind bereits weit über ein Jahr unbesetzt. Und das führt zu dem anfänglich genannten Krisenmodus. Denn Stellen, die nicht besetzt sind, bedeuten, dass Arbeit liegenbleibt oder von anderen Menschen im Unternehmen übernommen werden muss. Und damit kommt deren Gleichgewicht ins Wanken:
Es kommt zu einer dauerhaften zeitlichen Überlastung dieser Arbeitskräfte. Und dies wiederum hat Auswirkung an ganz vielen anderen Stellen im Unternehmen. Wenn Mitarbeitende gestresst sind, leidet das Arbeitsklima. Man hat kaum noch Zeit, sich fachlich auszutauschen oder mal einen Kaffeeplausch zu halten. Langfristige Überlast hat auch Auswirkung auf die gesundheitliche Verfassung der Mitarbeitenden, Urlaubstage, die wichtig für die Erholung sind, werden nicht genommen, es bleibt zu wenig Zeit für einen sportlichen Ausgleich zur Bürotätigkeit u.ä.
Wenn man in der Überlast und gegen die Zeit arbeitet, dann verbleibt nicht der Raum, einen Schritt zurückzugehen und die Tätigkeiten und Aktivitäten abzustimmen und zu priorisieren.
Das Ergebnis: Arbeiten, die nicht hätten sein müssen, doppelte Tätigkeiten, Aufgaben, die übersehen und nicht erledigt wurden. Die Arbeitsabläufe werden ineffektiv und es bedarf häufiger Abstimmungen, weil „man eben schnell“ etwas erledigt.
In der Überlast werden schnell mal Tätigkeiten reingeschoben, weil sie dringend sind. Damit fallen andere Aufgaben hinten über oder werden verschoben. Zugesagte Termine werden nicht mehr gehalten, die Kunden werden unzufrieden und fühlen sich nicht wahrgenommen und wandern auf Dauer ab.
Weiterbildungen werden in diesen Zeiträumen aufgeschoben. Die Mitarbeitenden sind nicht mehr auf dem aktuellen Stand und bringen keine neuen Ideen ins Unternehmen. Damit wird nicht mehr investiert und das Unternehmen innovativ vorangebracht.
Und damit bin ich als Unternehmen im Krisenmodus – einer dauerhaften Abwärtsspirale. Denn in ein solches Unternehmen möchte ich auch nicht als Arbeitnehmer*in wechseln.
Mein Unternehmen: wirksam und stabil
Um Fachkräfte zu bekommen, setzen viele Unternehmen auf das ebenfalls beliebte Schlagwort Arbeitgeberattraktivität oder Employer Branding. Es werden Gesundheitsprogramme angeboten, Teamentwicklungsevents, Remote- und Teilzeitarbeitsmodelle, Vier-Tage-Woche, E-Bikes oder Zuschüsse zu diversen Angeboten. Doch das ist in meinen Augen zu kurz gegriffen.
Ich habe in den letzten Jahren einige Arbeitnehmer*innen kennengelernt, die bewusst in kleinere Unternehmen gewechselt sind und vielfach mit einem geringeren Gehalt zufrieden sind. Was treibt diese Menschen an?
Ich kenne ein Unternehmen, in dem die Mitarbeitenden an vielen Stellen unzufrieden sind – trotzdem wollen sie nicht wechseln.
Warum? Weil sie sich insgesamt in den Unternehmen wohl fühlen, weil sie sich gesehen sehen – mit ihren Bedürfnissen, ihren Anforderungen, ihren Wünschen. Und weil sie wirksam sind, ihr Potential entfalten können, ihre Vorstellungen einbringen und umsetzen können.
Ich habe viele Unternehmer*innen sagen hören:
Ich mache doch schon so viel – was wollen die denn noch alles?
Gar nicht so viel! Sie möchten einfach als Menschen wahrgenommen werden.
Und nicht in den Senkel gestellt werden, weil man die Powerpoint nicht so erstellt hat, wie der*die Chef*in sich vorgestellt hat.
Und nicht schon wieder die Kinder vertrösten muss, weil man Überstunden machen muss, um den Kundentermin am nächsten Tag zu retten.
Und nicht schon wieder einen anderen Jobtitel erhält, weil die nächste Umstrukturierung durchgeführt wird.
Doch wie stelle ich das als Unternehmen an?
Nicht, in dem ich als Unternehmer*in den Mitarbeitenden sage, dass sie mehr Verantwortung haben.
Nicht, in dem ich als Unternehmer*in einen Berater/Organisationsentwickler/AgileCoach/[…]-Coach ins Haus hole und den Auftrag erteile: „Sorgen Sie dafür, dass wir agiler werden“
Nicht, in dem ich als Unternehmer*in noch ein Incentive einführe.
Wie dann?
Fragen Sie sich doch einmal selbst:
Wann fühlen Sie sich wohl?
Wenn sie abends mit einem Glas Wein auf dem Sofa liegen und eine Serie schauen?
Wenn Sie morgens bereits ihr Sportprogramm absolviert haben?
Oder wenn der große Deal unter Dach und Fach ist?
Keines trifft zu? Sie fühlen sich an ganz anderer Stelle wohl?
So geht es vermutlich vielen Mitarbeitenden in den Unternehmen. Sie bekommen ganz viele wundervolle Dinge angeboten – es passt jedoch nicht für sie, um sich wohlzufühlen.
Gehen Sie auf eine Entdeckungsreise
Was ist meinen Mitarbeitenden wichtig?
Verstehen sie eigentlich, warum es das Unternehmen gibt und wohin ich mich als Unternehmer*in mit dem Unternehmen bewegen will?
Was ich erreichen will?
Und kann ich beides miteinander verknüpfen?
Meine Ziele für das Unternehmen und die Ziele und Wünsche der Mitarbeitenden?
Ja, dafür braucht es 1 – 2 Tage Zeit - mit den Mitarbeitenden zusammen. Doch es lohnt sich: Damit ist der erste Schritt geschafft: Sie haben eine Kommunikationsebene, in der ein echter, interaktiver Austausch stattfindet.
Und damit heben Sie sich bereits von sehr vielen Unternehmen ab und werden anders gesehen.
Der nächste Schritt ist die Bearbeitung der oben genannten Themen. Viele Unternehmen klagen über die Überlast. Sie klagen auch darüber, dass sie keine Zeit haben, sich um diese Themen zu kümmern.
Als Organisationsentwicklerin schaue ich von außen auf das Unternehmen und sehe sehr schnell, an welchen Stellen mit geringem Aufwand Quick Wins erreicht werden oder die ersten Weichen für größere Veränderungen gestellt werden können.
Mit einem Team, dass sich grundsätzlich in einem Unternehmen gesehen und damit wohl fühlt, lässt sich dieser oben geschilderte Krisenmodus im laufenden Betrieb sukzessive abbauen und das Unternehmen wieder stabilisieren und wirksam nach innen und außen aufstellen.
Themen, die in einem ersten Schritt Erleichterung schaffen
Gibt es schon Mitarbeitende, die die Tätigkeit der vakanten Stelle(n) durchführen:
Kurzfristig: Analyse der Aufgaben der Mitarbeitenden
Priorisierung der Aufgaben
Umverteilung, um mehr Zeiträume für die jeweiligen Kernkompetenzen zu schaffen
Strukturierte Arbeitsweise etablieren (z.B. wenn die Mitarbeitenden häufig aus ihren Aufgaben rausgerissen werden, sind die Prozesse nicht effektiv genug -> Prüfung, ob Aufgaben umverteilt oder automatisiert/digitalisiert werden können)
Langfristig: Ausbildung / Weiterbildung der Mitarbeitenden, die Interesse an diesem Fachgebiet haben
Grundsätzliche Arbeitsprozessgestaltung:
Analyse der Geschäftsprozesse und Optimierung durch
Digitalisierung von Prozessen (bspw. werden Reportings häufig manuell erstellt)
Automatisierung von Prozessen (insbesondere, wenn die Tätigkeiten wiederkehrend sind)
Überprüfung der Geschäftsprozesse in Bezug auf Aktualität („das machen wir schon immer so“ oder Prozesse, die aufgrund der Kurzfristigkeit und Überlast so entstanden sind)
Die Optimierung der Aufgabenverteilung und Arbeitsprozesse führt dazu, dass die Mitarbeitenden sich wieder auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können – die, die ihre Kernkompetenz betreffen. Sie machen wieder mehr Aufgaben, die ihnen Spaß machen anstelle Themen, die sie tun müssen. Das motiviert und führt zu mehr Zufriedenheit.
Dann bleiben die Mitarbeitenden auch im Unternehmen, weil sie sich wohl fühlen. Weil sie gesehen werden. Weil sie wirksam sind. Und sie erzählen vermutlich davon. Und dann haben sie die beste Werbung für neue Mitarbeitenden und bald auch neue Mitarbeitenden – und nicht nur einen Ersatz für den nächsten Mitarbeitenden, der frustriert gegangen ist.
Erfrischen Sie Geist & Körper und verfolgen neue Ziele in jeder Lebenslage.
Gemeinsam schaffen wir Ihr balanciertes Gleichgewicht.
Wenn Sie wissen möchten, wo und wie Sie starten sollten, um wieder in Ihre Balance zu kommen, dann lade ich Sie gerne zum Gespräch ein.
Hier können Sie direkt einen Gesprächstermin buchen. Bei einem Getränk Ihrer Wahl, sprechen wir über Ihre gewünschten Ziele, was Sie vielleicht aktuell plagt und welche unerreichten Möglichkeiten Sie noch verwirklichen möchten. Gerne begleite ich Sie auf diesem Weg.
Gerne können Sie mich auch direkt anrufen oder mir eine Mail senden.
T. 01 72 / 6 43 44 24