Projekte scheitern … immer noch zu einem sehr hohen Prozentsatz. Dabei geben sich die Unternehmen große Mühe, Menschen in Projektmanagement auszubilden und Standards zu etablieren.
Und doch scheitern Projekte – auch wenn es klare Projektstrukturen gibt. Vielfach höre ich, dass Personen nicht mitarbeiten, Informationen zurückhalten, nicht rechtzeitig liefern oder „Nebenschaukriegsplätze“ eröffnen.
Warum ist das so?
Weil in Projekten Menschen arbeiten. Und jede Person im Projekt auch eigene Ziele verfolgt, wissentlich oder auch unbewusst.
Wie gehe ich damit um, wenn jemand mein Projekt torpedieren will?
Betrachten wir zunächst ein paar Beispiele dazu:
Als Teilprojektleiterin innerhalb eines Projektes mit einem kritischem Projektdatum erlebte ich es, wie ein hinzugezogener Berater versuchte, mich unter Druck zu setzen und in Kauf nahm, dass das Teilprojekt gestoppt und damit das gesamte Projekt gefährdet gewesen wäre. Was treibt eine Person zu einer derartigen Handlung?
An anderer Stelle erlebte ich es, dass eine Führungsperson 4 Personen 3 Monate damit beschäftigt hat, die Räumlichkeiten einer Abteilung neu zu strukturieren, um mehr Arbeitsplätze zu schaffen – nur um sicherzustellen, dass ihr Raum in der Größe bestehen bleibt (und damit doppelt so groß war wie der Raum, den deren Vorgesetzte nach dem Umbau erhielt).
Ein Entwickler hat eine Software für das Unternehmen entwickelt, welche jahrelang im Einsatz war. Nun wird diese abgelöst. Der Entwickler verzögerte das Projekt an vielen Stellen und lieferte nur zögerlich erforderliche Informationen – mit der Aussage, dass alles sehr schwierig und nicht einfach sei.
Die Menschen arbeiten aus unterschiedlichen Gründen und Motivationen heraus am und im Projekt mit. Und auch Menschen, die nicht direkt etwas mit dem Projekt zu tun haben, können ein Interesse am Gelingen oder Scheitern eines Projektes haben.
Unabhängig davon, ob diese Personen aktiv daran arbeiten, ihre Interessen durchzusetzen und etablierte Standards beizubehalten oder unbewusst handeln: Es hat eine Auswirkung auf den Erfolg eines Projektes.
Was kann ich im Projektmanagement tun, um diese Handlungen frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken?
Bereits beim Aufsetzen eines Projektes gibt es viele Möglichkeiten, diese „Torpedier-Potenziale“ zu erkennen. Folgende Elemente im Projektmanagement Standard bieten Arbeitshilfen:
Stakeholdermatrix
Bekannt als Stakeholder sind i.d.R. der Auftraggeber respektive Kunde/Kundin, das Projektteam und bei z.B. Digitalisierungsprojekten i.d.R. die Anwender/Nutzer.
Doch es gibt häufig weit mehr Stakeholder in einem Projekt. Diese nicht zu berücksichtigen, hat zur Folge, dass Stakeholder viel zu spät ins Boot genommen werden. Im besten Fall kommt es nur zu Budget- und/oder Zeitüberschreitungen. Im schlimmsten Fall stellen sie sich quer. Viele öffentliche Projekte scheiterten in der Vergangenheit, weil sich die übergangen gefühlten Stakeholder in Widerstandsbewegungen formierten.
und damit deren Bedürfnisse nicht berücksichtigt werden bzw. deren Berücksichtigung immense Budget- und Zeit-Auswirkungen haben. Öffentliche Projekte scheiterten, weil die Anwohner nicht frühzeitig ins Boot genommen wurden und sich Widerstandsbewegungen formierten. Software wurde eingeführt, jedoch nicht genutzt, weil die Anwender mit ihren Ängsten, durch die Software „ersetzt“ zu werden, nicht wahrgenommen wurden.
Mit einer Analyse des Projektumfeldes kann ein möglichst umfassendes Bild der Stakeholder erfasst werden. Dies bietet auch die Möglichkeit, Expertisen der Stakeholder für das Projekt einzusetzen. Bspw. wurden Naturschützer bei Projekten eingebunden, die eine Beeinträchtigung der Natur bedeuteten. Es entwickelte sich auf beiden Seiten ein Verständnis für die jeweils andere Seite und es wurden gemeinsam Lösungen entwickelt, die im Anschluss von beiden Seiten getragen wurden.
Risikomanagement
Risiken sind meist diffus, liegen in einer möglichen Zukunft und sind daher schwer greifbar. Auch wenn am Anfang des Projektes nicht alle Risiken bekannt sind, lohnt sich die Erstellung und Bewertung der bekannten Risiken. Bei der Bewertung können ggfs. bereits Maßnahmen definiert werden, die die Risiken vermeiden oder minimieren werden.
Diese Risikoliste ist im Laufe des Projektes zu aktualisieren und zu ergänzen, weil Risiken wegfallen oder neue bekannt werden, sich die Eintrittswahrscheinlichkeit verändert oder Maßnahmen zur Vermeidung oder Verringerung anders als erwartet wirken.
Projektziel
Ich erlebe immer wieder, dass das Projektziel nicht allen Projektbeteiligten klar ist oder unterschiedlich interpretiert wird oder sich hinter diesem Projektziel sog. „Geheim-Ziele“ verbergen. Insbesondere wenn der Auftraggeber nicht hinter dem Projektziel steht, ist die Chance hoch, dass Menschen versuchen, das Projektergebnis zu beeinflussen – in eine für sie angenehme Richtung.
Der Auftragsklärung spielt eine wesentliche Rolle bei der Weichenstellung für den Projekterfolg. Indem ich die wichtigsten Stakeholder in die Zielformulierung einbinde, nehme ich deren Anforderungen und Bedürfnisse frühzeitig mit. Wenn das Ziel gemeinsam formuliert und vereinbart wird, tragen die daran beteiligten Parteien diese mit.
Wenn Handlungen von Personen den Projekterfolg gefährden
Trotz Vorsorge kann es passieren, dass Handlungen von Personen den Projekterfolg gefährden. In diesen Fällen ist die Situation zunächst zu bewerten. Ich erlebe es immer wieder, dass Projektleiter Verantwortung an Stellen übernehmen, an denen sie diese gar nicht haben.
Nehmen wir das erste Beispiel von oben: Als Teilprojektleiterin hatte ich nicht die Verantwortung für den Berater, sondern sein Auftraggeber. Also sprach ich mit dem Projektleiter des Auftraggebers und informierte lediglich über die möglichen Konsequenzen einer derartigen Entscheidung aus der Sicht des Teilprojektes.
In anderen Fällen kann es Sinn machen, mit der Person ins Gespräch zu gehen, das Verhalten und die daraus resultierenden Konsequenzen anzusprechen. Nicht immer steckt böswilliges Verhalten hinter den Handlungen, sondern häufig nicht gesehene Bedürfnisse. Und auf diese kann häufig eingegangen und Lösungen aufgezeigt werden.
Fazit
In Projekten „menschelt“ es – mal mit mehr und mal mit weniger Absicht. Durch bestimmte Handlungen oder auch Nicht-Handlungen können Projekte in eine Schieflage geraten bis hin zur akuten Gefährdung zu scheitern.
Durch ein durchdachtes Aufsetzen des Projektes unter Nutzung zur Verfügung stehender Projektmanagement-Standard-Elemente wie Umfeldanalyse, Stakeholdermatrix oder Risikomanagement können bereits frühzeitig Weichen gestellt werden. Diese sind über den gesamten Projektverlauf immer wieder zu aktualisieren und zu ergänzen, um Maßnahmen ggfs. anzupassen oder neu zu ergreifen.
Darüber hinaus verhelfen eine wertschätzende Kommunikation, eine offene Fehlerkultur sowie klare Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten, Konfliktpotenziale frühzeitig zu erkennen. Und damit kann ich sie als Chance für den Projekterfolg nutzen.
Erfrischen Sie Geist & Körper und verfolgen neue Ziele in jeder Lebenslage.
Gemeinsam schaffen wir Ihr balanciertes Gleichgewicht.
Wenn Sie wissen möchten, wo und wie Sie starten sollten, um wieder in Ihre Balance zu kommen, dann lade ich Sie gerne zum Gespräch ein.
Hier können Sie direkt einen Gesprächstermin buchen. Bei einem Getränk Ihrer Wahl, sprechen wir über Ihre gewünschten Ziele, was Sie vielleicht aktuell plagt und welche unerreichten Möglichkeiten Sie noch verwirklichen möchten. Gerne begleite ich Sie auf diesem Weg.
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