Auch wenn Unternehmen inzwischen Mitarbeitende wieder „zurück in Büro beordern“: die Arbeitsweise und auch die Einstellung zur Arbeit hat sich seit 2020 verändert.
Viele Mitarbeitende arbeiten vielfach auch weiterhin mindestens teilweise aus dem Homeoffice. Das ist eine Herausforderung für Beschäftigte als auch für Führungskräfte.
Doch was genau ist daran herausfordernd? Und wie kann ich aus und in der Distanz gut führen?
Die Herausforderungen der Führung aus und ins Homeoffice
Ich merkte im Frühling 2020 sehr schnell die Veränderung: Während ich vorher viel im Unternehmen unterwegs war (zuletzt waren die Räumlichkeiten auf 3 Etagen verteilt), um Themen zu klären und in den Austausch mit Kolleg*innen und Vorgesetzten zu kommen, reduzierte sich meine Welt mit dem Lockdown auf meinen Laptop.
Aufgrund der Schnelllebigkeit der Projekte war ich es vorher gewohnt, mich mit meinem Vorgesetzten über Flurgespräche auszutauschen bzw. wenn es in den Projekten brannte, forderte ich entsprechend Redezeit ein.
Das brach vollständig weg. Entweder leuchtete das Lämpchen im virtuellen Raum bei mir oder bei ihm permanent rot. Folglich sprach ich ihn nur an, wenn ich wirklich etwas Dringendes hatte.
Das Ergebnis war, dass er nach einem Vierteljahr den Eindruck hatte, ich hätte meinen Bereich nicht mehr im Griff – es fehlten die Erfolgserlebnisse, die ich ihm vorher meist über die Flurgespräche mitgeteilt hatte.
Dieses Beispiel zeigt, dass Missverständnisse schnell entstehen und dass es wichtig ist, Strukturen zur Vorbeugung zu etablieren.
Um ein Team gut zu führen, braucht es Vertrauen. Ist dieses in Präsenz bereits entstanden, kann ich es als Führungskraft über die Distanz weiter halten. Herausfordernder ist es, wenn neue Teammitglieder in der Distanz hinzukommen.
Wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, verwischen häufig Arbeits- und Privatleben. Mal eben schnell die Wäsche aufhängen, kurz einkaufen gehen oder etwas wegräumen auf der einen Seite und noch ein Meeting in den frühen Abendstunden oder schnell noch eine E-Mail nach dem Abendessen beantworten auf der anderen Seite können schnell zur Gewohnheit werden. Als Führungskraft bin ich Vorbild. Und ich benötige den Einblick in die Arbeitsweise und das Verhalten der Teammitglieder, um ggfs. im Gesundheitsmanagement und im Selbstmanagement die richtigen Impulse zu setzen.
Als Führungskraft trage ich häufig auch für die Zielerreichung des Teams die Verantwortung. Hier bedarf es Kommunikations- und Arbeitsstrukturen, die es ermöglichen, ohne Mikromanagement auf dem Stand zu sein und bei Bedarf zu steuern.
Und dann ist da noch das große Feld der persönlichen Entwicklung – des Teams und der einzelnen Teammitglieder. Wie halte ich diese motiviert, wo liegen Potentiale und wie bekomme ich es hin, dass das Team auch in der Distanz sich versteht, gegenseitig unterstützt und an den internen Teamthemen arbeitet. Auch wenn ich ein eingespieltes Team habe: es braucht die Fähigkeit des Teams, sich zu entwickeln und auf sich verändernden Rahmenbedingungen flexibel zu reagieren.
Gute Führung auf Distanz fängt an und hört auf bei:
Kommunikation. Die Lösung klingt so einfach. Aber wie wir im obigen Beispiel gesehen haben, ist sie es eben doch nicht.
Und wenn meinem Vorgesetzten und mir an dieser Stelle z.B. ein Jour Fixe geholfen hätte, Raum und Zeit für den Austausch zu etablieren, so muss dieses Format für andere Teammitglieder nicht sinnvoll sein.
Vertrauen lässt sich nicht auf Kommando herstellen und es reicht nicht, ein regelmäßiges Austauschformat zu etablieren. Vertrauen baut sich durch ein Miteinander, durch das Erleben der anderen Person in der Interaktion auf.
Als Führungskraft bin ich diejenige, die in die Vorleistung geht und der*dem Mitarbeitende*n einen Vorschuss gebe und ihm die Verantwortung für bestimmte Aufgaben oder Bereiche überlasse. Für ein gutes Gelingen sind klare und transparente Absprachen mit den Mitarbeitenden notwendig.
Absprachen dienen dazu, Missverständnisse, unnötige Mehrarbeit und Irritationen zu vermeiden. Gängige Absprachen könnten sein: was konkret wird von mir als Mitarbeitende*r erwartet, bis wann und mit welchem Ergebnis? Wann habe ich die Möglichkeit, Zwischenergebnisse oder Schwierigkeiten zu melden? Welche Kommunikationswege sind bevorzugt? Wo kann ich mir Hilfe holen usw. Absprachen funktionieren sowohl in der hierarchischen Organisationswelt wie in der agilen Welt.
Hilfreich sind ebenfalls Abläufe, Werkzeuge und Tools, die es ermöglichen, Aufgaben und Absprachen, Rollendefinitionen und Kommunikationsstrukturen für alle sichtbar zu machen und die Möglichkeit geben, jederzeit nachschauen und anpassen zu können.
Und diese Werkzeuge und Tools sind eine gute und hilfreiche Grundlage zur Zielerreichung. Der Stand der Bearbeitung kann kommuniziert, zeitnah ausgetauscht und entsprechend eingesehen werden. Häufig helfen solche Tools auch, die Aufgaben gut zu strukturieren und z.B. Verantwortlichkeiten, Nutzen, Abnahmekriterien, Arbeitsstände u.ä. hinterlegen.
Durch eine digitale Unterstützung wird die Kommunikation auch asynchron erfolgen und entlastet damit Führungskraft wie Mitarbeitende.
Ich hatte 2020 ein herausforderndes Entwicklungsprojekt zu steuern, bei dem die Anforderungen nicht von Anfang an feststanden.
Mein Team arbeitete zu sehr unterschiedlichen Zeiten. Ich etablierte einen gemeinsamen Jour Fixe, zu dem alle Teammitglieder anwesend waren.
Dabei entstand folgende Herausforderung: zum Zeitpunkt des Jour Fixes hatte einer der Teammitglieder bereits einen halben Tag gearbeitet – eine Steuerung seiner Tätigkeit war damit kaum mehr möglich für diesen Tag. Also gewöhnte ich mir an, gleich morgens mit ihm zu sprechen. Gleichzeitig tauschte ich mich mit den anderen Projektleitern nach dem Abendessen noch aus, da wir am Tag nur in online-Meetings waren. Arbeitsalltag und Privatleben vermischten sich sehr stark und ich fühlte mich im Dauerarbeitsmodus.
Derartige Entwicklungen zu erkennen und gegenzusteuern ist wichtig, da sonst die Gesundheit der Mitarbeitenden gefährdet ist. Zum einen kann ich als Führungskraft in die Vorleistung gehen und ein Vorbild sein und keine Emails oder Anrufe nach einer bestimmten Uhrzeit tätigen. Des Weiteren ist es wichtig, auf Anzeichen von Überlastung und Stress zu achten, wie eben später oder sehr frühe E-Mails, ein permanentes Zuspätkommen in Meetings, ein voller Terminkalender, Nichteinhalten von Terminen, Vergessen von Aufgaben, u.ä.
Gemeinsam lassen sich hier im Team Regeln aufstellen, die von allen einzuhalten sind. Dazu zählt auch die Notwendigkeit, von Meetings zu sprechen und diese gut zu organisieren, so dass sie effizient und effektiv gehalten werden können.
Es gibt zahlreiche Weiterbildungen für ein gutes Gesundheitsmanagement z.B. auch in Bezug auf Ergonomie, physische Belastungen, z.B. langes Sitzen vor dem Rechner.
Sinnvoll ist es auch, Anreize seitens des Unternehmens zu schaffen, z.B. finanzielle Unterstützung bei definierten Maßnahmen oder Mitgliedschaften.
In der projektbezogenen Personalentwicklung ist die Grundlage eine offene und funktionierende Kommunikationsstruktur, die von allen gelebt wird.
Dies ist in Präsenz nicht anders als in der Distanz. Was in der Distanz wegfällt: ich kann den Mitarbeitenden aus der Distanz heraus häufig nicht die Stimmungslage ablesen und sie darauf ansprechen und die sog. Flur- oder Kaffeeküchengespräche fallen weg.
Die Fähigkeiten, die ich in diesen Formaten anwende, bleiben jedoch: ich beobachte und analysiere – das kann ich auf Distanz auch: über die Stimme, die Art und Weise, wie mein Gegenüber spricht, reagiert, wie der*die Mitarbeitende*r Aufgaben erledigt, wie E-Mails verfasst werden. Gemeinsam erarbeitete Gegenmaßnahmen sorgen für die notwendige Verbindlichkeit, Selbstfürsorge zu betreiben.
Virtuelle Kaffeerunden oder einfach ein Raum, in dem man sich virtuell treffen und jeder an seiner*ihrer Aufgabe arbeiten kann, schaffen ein wenig die Atmosphäre des Austausches. Und vielleicht lässt sich ein gemeinsamer Tag etablieren, an dem alle sich im Büro treffen oder ein zweiwöchiger Spieleabend (in Präsenz oder auch virtuell) oder ähnliches. Gemeinsam im Team lassen sich Formate finden und ausprobieren. Und wenn sie nicht funktionieren, werden sie überarbeitet oder ausgetauscht.
Regelmäßige Austauschformate und gemeinsam erarbeitete Arbeitsstrukturen helfen dem Team, im Austausch zu bleiben, sich gegenseitig zu unterstützen und zu erkennen, wenn es mal nicht so läuft und ggfs. Konflikte entstehen. Sind entsprechende Kommunikationsstrukturen vorhanden, hat das Team entweder für sich oder zusammen mit der Führungskraft die Möglichkeit, daran zu arbeiten und die Hindernisse aus dem Weg zu räumen.
Führung in der und aus der Distanz funktioniert im Miteinander
Bei der Führung eines Teams aus der und in die Distanz ist die Führungskraft in hohem Maße gefordert, aufmerksam zu sein, nachzufühlen und klar und transparent zu kommunizieren.
Die Mitarbeitenden wiederum sind gefordert, mitzuteilen und ebenfalls klar und transparent zu kommunizieren.
So haben beide Seiten die Chance, aufeinander zu reagieren und Schnittstellen, die nicht klar sind, nachzubessern. Als Führungskraft überprüfe ich immer wieder den Rahmen, den ich aufspanne für das Team, ob dieser noch passend ist, ob alle Teammitglieder die Rahmenbedingungen haben, im Team seinen*ihren Platz zu finden und die Potentiale zu entfalten.
Dabei ist die Erwartungshaltung ein Maßstab, mit dem ich als Führungskraft arbeiten kann. Welche Erwartungshaltung habe ich und welche das Team? Passen diese zusammen? Was fehlt? Was kann verändert werden?
Wenn die Erwartungshaltungen zueinanderpassen und klar sind, wenn sie auch immer wieder überprüft und angepasst werden, kann Führung funktionieren. Aus der und in die Distanz sowie in Präsenz.
Erfrischen Sie Geist & Körper und verfolgen neue Ziele in jeder Lebenslage.
Gemeinsam schaffen wir Ihr balanciertes Gleichgewicht.
Wenn Sie wissen möchten, wo und wie Sie starten sollten, um wieder in Ihre Balance zu kommen, dann lade ich Sie gerne zum Gespräch ein.
Hier können Sie direkt einen Gesprächstermin buchen. Bei einem Getränk Ihrer Wahl, sprechen wir über Ihre gewünschten Ziele, was Sie vielleicht aktuell plagt und welche unerreichten Möglichkeiten Sie noch verwirklichen möchten. Gerne begleite ich Sie auf diesem Weg.
Gerne können Sie mich auch direkt anrufen oder mir eine Mail senden.
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